{"id":10872,"date":"2019-12-24T16:12:30","date_gmt":"2019-12-24T18:12:30","guid":{"rendered":"https:\/\/www.salesesales.com.br\/site\/?p=10872"},"modified":"2019-12-24T16:13:22","modified_gmt":"2019-12-24T18:13:22","slug":"10872","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.salesesales.com.br\/site\/2019\/12\/24\/10872\/","title":{"rendered":"LGPD: Como fazer a gest\u00e3o de documentos f\u00edsicos e digitais?"},"content":{"rendered":"\n\n
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LGPD: Como fazer a gest\u00e3o de documentos f\u00edsicos e digitais?<\/strong><\/div>\n<\/div>\n
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Fazer neg\u00f3cios normalmente significa acumular muitos registros e, sem um gerenciamento adequado, esse grande volume de documentos dificulta a recupera\u00e7\u00e3o e resolu\u00e7\u00e3o de problemas. <\/span><\/div>\n<\/div>\n
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Al\u00e9m disso, sua empresa pode se desviar do foco principal de sua atividades ou at\u00e9 mesmo fracassar. Portanto, para administrar sua empresa com efici\u00eancia, voc\u00ea precisa de um bom sistema de arquivamento. <\/span><\/div>\n<\/div>\n
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Isso significa criar uma pol\u00edtica de organiza\u00e7\u00e3o de arquivos inteligente desde o in\u00edcio, tanto para os registros em papel quanto para os digitais, e depois mant\u00ea-los atualizados regularmente a partir de ent\u00e3o.<\/span><\/div>\n<\/div>\n
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N\u00e3o s\u00e3o poucos os documentos que lidamos todos os dias. Como exemplo temos faturas, contratos, cota\u00e7\u00f5es, e-mails, memorandos e v\u00e1rios outros tipos de arquivos.<\/span><\/div>\n<\/div>\n
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Geralmente, eles s\u00e3o cruciais para o funcionamento das organiza\u00e7\u00f5es e muitas vezes podem ser dif\u00edceis de serem recuperados nos mais tradicionais formatos de armazenamento ou no meio digital. A dificuldade de manusear os seus arquivos pode chegar at\u00e9 mesmo na simples a\u00e7\u00e3o de eliminar um documento. <\/span><\/div>\n<\/div>\n
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N\u00e3o \u00e9 a toa, que a gest\u00e3o de documentos f\u00edsicos e digitais \u00e9 considerado um grande desafio para as empresas. <\/span><\/div>\n<\/div>\n
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O desafio da gest\u00e3o de documentos f\u00edsicos e digitais<\/em><\/strong><\/div>\n<\/div>\n
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Ao dar prioridade na gest\u00e3o de documentos f\u00edsicos e digitais, isso inclui tanto corporativo quanto pessoal, voc\u00ea precisa definir uma estrat\u00e9gia para lidar com esse \u201cuniverso\u201d de arquivos. Gest\u00e3o de documentos f\u00edsicos e digitias<\/span><\/div>\n<\/div>\n
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Neste processo \u00e9 preciso verificar como os documentos s\u00e3o reunidos, processados, armazenados e exclu\u00eddos. Mapear estruturas e processos s\u00e3o os primeiros passos a serem dados para encontrar a melhor forma de gerenciar seus arquivos f\u00edsicos e digitais. <\/span><\/div>\n<\/div>\n
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Organizando arquivos digitais<\/strong><\/em><\/div>\n<\/div>\n
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A digitaliza\u00e7\u00e3o dos seus arquivos tornou a manuten\u00e7\u00e3o de documentos mais r\u00e1pida, f\u00e1cil, segura e precisa. <\/span><\/div>\n<\/div>\n
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Toda empresa deve manter c\u00f3pias digitais de todos os registros em papel, a menos que tenha uma boa raz\u00e3o para n\u00e3o faz\u00ea-lo. Para configurar um bom esquema de arquivos para seus registros eletr\u00f4nicos, use um servidor dedicado e seguro, programando backups de rotina, preferencialmente em outro local f\u00edsico, para caso o computador falhe ou todo o seu escrit\u00f3rio sofra danos causados \u200b\u200bpor um desastre. <\/span><\/div>\n<\/div>\n
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No servidor, crie pastas de arquivos para todos os tipos b\u00e1sicos de registros, como folhas de pagamento, documentos fiscais, contas a receber e a pagar, etc. Caso necess\u00e1rio, use subpastas para criar uma organiza\u00e7\u00e3o mais detalhada. <\/span><\/div>\n<\/div>\n
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O seu objetivo organizacional deve ser a recupera\u00e7\u00e3o r\u00e1pida e intuitiva de qualquer registro espec\u00edfico.<\/span><\/div>\n<\/div>\n
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Organizando arquivos em papel<\/strong><\/em><\/div>\n<\/div>\n
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Como um legado de pr\u00e1ticas comerciais, a maioria das empresas ainda mant\u00e9m registros em papel de tudo. <\/span><\/div>\n<\/div>\n
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\u00c0s vezes, a c\u00f3pia de um documento em papel tem for\u00e7a legal de um original, como um contrato de arrendamento executado. Em qualquer caso, ao mesmo tempo em que se esfor\u00e7a para evitar a burocracia desnecess\u00e1ria, voc\u00ea precisa estabelecer um bom sistema de armazenamento para seus arquivos. <\/span><\/div>\n<\/div>\n
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Invista em uma s\u00e9rie de gabinetes de arquivos e organize-os de acordo com os tipos de registros que voc\u00ea deve manter, condicione juntos os tipos b\u00e1sicos de registros e usando pastas e para separar arquivos individuais. <\/span><\/div>\n<\/div>\n
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N\u00e3o permita que diferentes tipos de documento se misturem nos mesmos arquivos. Rotule os gabinetes claramente, para que voc\u00ea saiba onde ir tanto para armazenar ou para recuperar qualquer registro espec\u00edfico. <\/span><\/div>\n<\/div>\n
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Por fim, deixe muito espa\u00e7o extra nos gabinetes para que voc\u00ea possa alcan\u00e7ar com \u00eaxito o objetivo de organizar todos os seus documentos f\u00edsicos.<\/span><\/div>\n<\/div>\n
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Gest\u00e3o de documentos f\u00edsicos e digitais<\/strong><\/em><\/div>\n<\/div>\n
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Rapidez e efici\u00eancia na gest\u00e3o de documentos f\u00edsicos e digitais. Trabalhe com mais rapidez e efici\u00eancia. Nas empresas modernas, a produtividade n\u00e3o pode ser melhorada trabalhando apenas adicionando mais horas. <\/span><\/div>\n<\/div>\n
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\u00c9 fundamental que voc\u00ea tome medidas para permitir que seus funcion\u00e1rios trabalhem de maneira mais inteligente, e n\u00e3o na forma mais dif\u00edcil, e fa\u00e7a os mesmos trabalhos em menos tempo.<\/span><\/div>\n<\/div>\n
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Seja na forma de documentos f\u00edsicos ou digitais, sigilosos ou confidenciais, eles precisam ser gerenciados, protegidos e manipulados com responsabilidade, especialmente se os dados contiverem informa\u00e7\u00f5es pessoais. <\/span><\/div>\n<\/div>\n
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Por essa raz\u00e3o, n\u00e3o pense duas vezes antes de implementar formas seguras de fazer a gest\u00e3o de documentos f\u00edsicos e digitais.<\/span><\/div>\n<\/div>\n
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Fonte: Tilibra Express<\/em><\/div>\n<\/div>\n
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As mat\u00e9rias aqui apresentadas s\u00e3o retiradas da fonte acima citada, cabendo \u00e0 ela o cr\u00e9dito pela mesma<\/em><\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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