{"id":1778,"date":"2016-05-04T16:46:04","date_gmt":"2016-05-04T19:46:04","guid":{"rendered":"https:\/\/www.salesesales.com.br\/site\/?p=1778"},"modified":"2016-05-04T16:47:00","modified_gmt":"2016-05-04T19:47:00","slug":"o-caminho-ideal-da-nota-fiscal-eletronica-dentro-da-empresa","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.salesesales.com.br\/site\/2016\/05\/04\/o-caminho-ideal-da-nota-fiscal-eletronica-dentro-da-empresa\/","title":{"rendered":"O caminho ideal da Nota Fiscal Eletr\u00f4nica dentro da empresa"},"content":{"rendered":"\n\n
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O caminho ideal da Nota Fiscal Eletr\u00f4nica dentro da empresa<\/span><\/span><\/strong><\/div>\n<\/div>\n
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Qualquer transa\u00e7\u00e3o que envolva a compra e venda de produtos ou servi\u00e7os por empresas implica que uma Nota Fiscal seja emitida. \u00c9 um documento comum ao conhecimento de grande parte das pessoas, da\u00ed que nem sempre sejam observados outros aspectos relativos ao seu uso.<\/span><\/span><\/div>\n<\/div>\n
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Servi\u00e7os implicam na emiss\u00e3o de uma Nota Fiscal de Servi\u00e7o Eletr\u00f4nica (NFS-e ou NFSe), que tem regras e modelos vari\u00e1veis pormunic\u00edpios, enquanto produtos s\u00e3o associados \u00e0s Notas Fiscais Eletr\u00f4nicas (NF-e ou NFe), com regulamenta\u00e7\u00e3o e implementa\u00e7\u00e3o nacional \u2013 e \u00e9 dessa que vamos falar nesse post.<\/span><\/span><\/div>\n<\/div>\n
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Vamos falar das etapas ideais pelas quais uma Nota Fiscal Eletr\u00f4nica pode passar, desde a emiss\u00e3o at\u00e9 a escritura\u00e7\u00e3o. Dessa forma, vai ser poss\u00edvel enxergar esse documento com outros olhos, esquecer um pouco a ideia de que ele n\u00e3o passa de um documento para ser guardado na gaveta e deixar de cometer alguns erros ao lidar com ele. Quer compreender melhor como a Nota Fiscal Eletr\u00f4nica est\u00e1 relacionada com as opera\u00e7\u00f5es mais diversas da empresa e as v\u00e1rias fun\u00e7\u00f5es que ela pode desempenhar? Confira nosso post!<\/span><\/span><\/div>\n<\/div>\n
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Emiss\u00e3o da Nota Fiscal Eletr\u00f4nica<\/span><\/span><\/strong><\/em><\/div>\n<\/div>\n
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Quando uma compra de um produto \u00e9 feita, significa que uma Nota Fiscal Eletr\u00f4nica deve ser emitida pelo fornecedor \u2013 isso significa que os dados sobre a opera\u00e7\u00e3o de venda s\u00e3o enviados, validados e registrado pelos servidores da Secretaria da Fazenda do estado do emissor. No momento da emiss\u00e3o, a SEFAZ devolve um arquivo digital (no formato XML) que representa oficialmente a Nota Fiscal.<\/span><\/span><\/div>\n<\/div>\n
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O fornecedor deve tamb\u00e9m gerar uma vers\u00e3o impressa desta nota, chamada de DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletr\u00f4nica), que dever\u00e1 acompanhar a mercadoria em sua jornada at\u00e9 o cliente.<\/span><\/span><\/div>\n<\/div>\n
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N\u00e3o emitir a Nota equivale \u00e0 pr\u00e1tica de sonega\u00e7\u00e3o fiscal, isto \u00e9, que informa\u00e7\u00f5es sobre transa\u00e7\u00f5es comerciais foram ocultadas do Governo.<\/span><\/span><\/div>\n<\/div>\n
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Se sua cabe\u00e7a j\u00e1 est\u00e1 embaralhada com NF-e, XML e DANFe, d\u00ea um pulinho neste outro post que explicamos o que \u00e9 cada um deles \ud83d\ude09<\/span><\/span><\/div>\n<\/div>\n
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Disponibiliza\u00e7\u00e3o e Guarda da Nota Fiscal Eletr\u00f4nica<\/span><\/span><\/em><\/strong><\/div>\n<\/div>\n
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Al\u00e9m da nota auxiliar impressa que acompanha o produto na transportadora, o emissor \u00e9 obrigado por lei a disponibilizar o arquivo XML da NF-e para seus destinat\u00e1rios, assim que for emitido.<\/span><\/span><\/div>\n<\/div>\n
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Uma forma de disponibilizar \u00e9, por exemplo, enviando a nota por e-mail ou tendo uma p\u00e1gina na internet onde eles possam baix\u00e1-las.<\/span><\/span><\/div>\n<\/div>\n
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E mais um detalhe: este arquivo deve ser armazenado, tanto pelo receptor quanto pelo destinat\u00e1rio, por no m\u00ednimo 5 anos mais o ano corrente \u2013 e pode causar multas e dores de cabe\u00e7a \u00e0s empresas quando elas n\u00e3o guardarem e a fiscaliza\u00e7\u00e3o cobrar.<\/span><\/span><\/div>\n<\/div>\n
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Recebimento da NF-e<\/span><\/span><\/strong><\/em><\/div>\n<\/div>\n
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A NF-e \u00e9, na maioria das vezes, recebida pelo setor de recebimentos, que recebe o arquivo XML do fornecedor e j\u00e1 pode conferir, antes mesmo da chegada dos itens, se as quantidades e descri\u00e7\u00f5es dos produtos constantes na nota est\u00e3o corretas. Caso haja algum erro, \u00e9 poss\u00edvel entrar em contato com o fornecedor e acertar os problemas antes do envio f\u00edsico dos produtos \u2013 o que representa um imenso ganho em tempo, j\u00e1 que n\u00e3o vai sequer haver a necessidade de devolu\u00e7\u00e3o e troca!<\/span><\/span><\/div>\n<\/div>\n
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Pela descri\u00e7\u00e3o desta etapa \u00e9 f\u00e1cil associar a NF-e a um recibo, afinal, consiste na confer\u00eancia de um recebimento. Mas cuidado para n\u00e3o confundir os termos. Um recibo apenas atesta um pagamento, ele n\u00e3o serve para o controle fiscal na arrecada\u00e7\u00e3o de impostos pelo Governo. Apenas a Nota Fiscal Eletr\u00f4nica cont\u00e9m as devidas informa\u00e7\u00f5es exigidas!<\/span><\/span><\/div>\n<\/div>\n
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Neste ponto j\u00e1 \u00e9 preciso lembrar que as Notas Fiscais Eletr\u00f4nicas cont\u00eam uma diversidade de informa\u00e7\u00f5es justamente pelo fato de terem de descrever detalhes relativos \u00e0 transa\u00e7\u00e3o. Esses detalhes equivalem a dados que podem ser usados a favor do neg\u00f3cio, at\u00e9 mesmo influenciando decis\u00f5es gerenciais importantes que tragam benef\u00edcios para a empresa. Falaremos novamente disso mais adiante, no \u00faltimo t\u00f3pico.<\/span><\/span><\/div>\n<\/div>\n
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Um problema que o ocorre aqui \u00e9 que muitas vezes a empresa que est\u00e1 adquirindo os produtos acaba n\u00e3o recebendo a nota, por uma s\u00e9rie de raz\u00f5es, que contamos aqui (olhe especialmente o item #4).<\/span><\/span><\/div>\n<\/div>\n
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Chegada da Mercadoria<\/span><\/span><\/em><\/strong><\/div>\n<\/div>\n
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A chegada do produto \u00e9 o momento em que a empresa alimentar\u00e1 seu estoque. Como a nota j\u00e1 tinha chegado antes do produto, o respons\u00e1vel j\u00e1 est\u00e1 com a nota em m\u00e3os e sabe o que esperar na entrega \u2013 ele pode verificar se o que chegou fisicamente bate com o descrito na nota e prosseguir com o processo. Caso hajam diverg\u00eancias, ele pode entrar em contato com a empresa e resolver, talvez utilizando o mesmo entregador para levar os itens errados de volta \u2013 ou negar completamente o recebimento da entrega, quando necess\u00e1rio.<\/span><\/span><\/div>\n<\/div>\n
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Se este estoque for gerenciado por um sistema de Controle de Estoque, o arquivo XML tem papel primordial. \u00c9 poss\u00edvel, na maioria dos sistemas do mercado, a alimenta\u00e7\u00e3o autom\u00e1tica de estoque por XML da NFe.<\/span><\/span><\/div>\n<\/div>\n
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Neste cen\u00e1rio, ao confirmar o recebimento da mercadoria, o estoquista pode importar o XML da NFe em seu sistema.<\/span><\/span><\/div>\n<\/div>\n
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A organiza\u00e7\u00e3o das NFes \u00e9 um passo a mais para ganhar agilidade nessa verifica\u00e7\u00e3o e trazer bons resultados para o neg\u00f3cio.<\/span><\/span><\/div>\n<\/div>\n
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P<\/span><\/span><\/span>agamento<\/em><\/strong><\/div>\n
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Para o pagamento de qualquer cobran\u00e7a contra a empresa, o setor financeiro utiliza como comprovante de transa\u00e7\u00e3o a Nota Fiscal Eletr\u00f4nica. Portanto, ela valida a veracidade da cobran\u00e7a recebida e protege a empresa de pagamentos de mercadoria desacompanhada de Nota Fiscal Eletr\u00f4nica, o que pode ser considerado crime fiscal ou sonega\u00e7\u00e3o de impostos.<\/span><\/span><\/div>\n<\/div>\n
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Neste passo, j\u00e1 com o produto e Nota Fiscal em m\u00e3os, o respons\u00e1vel pode j\u00e1 proceder para o pagamento e atualizar as informa\u00e7\u00f5es em sistemas de gest\u00e3o, caso utilizem.<\/span><\/span><\/div>\n<\/div>\n
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Escritura\u00e7\u00e3o<\/span><\/span><\/em><\/strong><\/div>\n<\/div>\n
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A contabilidade faz a escritura\u00e7\u00e3o, e calcula, a partir da Nota Fiscal, os impostos e tributos envolvidos para depois fazer o fechamento do Caixa. A NF-e \u00e9 tamb\u00e9m um fato cont\u00e1bil, por isso o registro dela precisa ser lan\u00e7ado nos livros de contabilidade com esse fim \u2013 e asvers\u00f5es eletr\u00f4nicas dos documentos chegaram para acelerar as coisas.<\/span><\/span><\/div>\n<\/div>\n
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O c\u00e1lculo dos impostos talvez seja o aspecto mais conhecido no que diz respeito aos prop\u00f3sitos da NF-e. \u00c9 do entendimento de grande parte das pessoas que a NF-e prova que tanto o comprador quanto a loja e o fornecedor da loja pagaram os devidos impostos exigidos na transa\u00e7\u00e3o comercial em que participaram.<\/span><\/span><\/div>\n<\/div>\n
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A t\u00e9cnica cont\u00e1bil de escritura\u00e7\u00e3o \u00e9 uma forma de registrar e organizar informa\u00e7\u00f5es a respeito do patrim\u00f4nio de uma empresa, daquilo que ela possui e que a contabilidade quantifica. Uma aquisi\u00e7\u00e3o ou uma venda feita sem que tenha sido emitido um documento comprovativo, que \u00e9 a Nota Fiscal, n\u00e3o poder\u00e1 ser lan\u00e7ada nos registros cont\u00e1beis e isso pode criar v\u00e1rios problemas quanto \u00e0 administra\u00e7\u00e3o patrimonial do neg\u00f3cio, al\u00e9m de implicar complica\u00e7\u00f5es diante dos \u00f3rg\u00e3os de fiscaliza\u00e7\u00e3o do Governo.<\/span><\/span><\/div>\n
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B\u00f4nus: acesso \u00e0s garantias e negocia\u00e7\u00e3o de pagamento<\/span><\/span><\/em><\/strong><\/div>\n<\/div>\n
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N\u00e3o \u00e9 em v\u00e3o que as Notas Fiscais Eletr\u00f4nicas s\u00e3o desde sempre conhecidas como um papel importante que deve ser guardado. Nelas constam, entre outras informa\u00e7\u00f5es, caracter\u00edsticas que identificam o produto, valores para base de c\u00e1lculo de impostos, al\u00e9m de serem a garantia de ter ocorrido uma transa\u00e7\u00e3o comercial dentro da lei. Por tudo isso, caso sejam necess\u00e1rios reparos, ou mesmo a substitui\u00e7\u00e3o ou troca do produto, \u00e9 imprescind\u00edvel apresentar NF-e para ter acesso \u00e0 garantia.<\/span><\/span><\/div>\n<\/div>\n
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Guardar um documento na gaveta n\u00e3o \u00e9 um problema, no entanto a ideia \u00e9 que outros aspectos relativos ao manuseio da NF-e fiquem evidentes para que sejam percebidas as fun\u00e7\u00f5es que ela pode desempenhar dentro da empresa.<\/span><\/span><\/div>\n<\/div>\n
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Vamos imaginar uma situa\u00e7\u00e3o hipot\u00e9tica em que um revendedor j\u00e1 tenha realizado muitas compras de um mesmo fornecedor. Sabemos que para cada situa\u00e7\u00e3o de compra foi emitida uma NF-e. O revendedor, se reunir todas as Notas Fiscais das compras anteriores feitas com esse mesmo fornecedor, pode perfeitamente tentar negociar melhores condi\u00e7\u00f5es de pagamento, de financiamento ou outro benef\u00edcio, e conseguir obter vantagens para uma pr\u00f3xima compra \u2013 al\u00e9m de poder comparar pre\u00e7os entre diferentes fornecedores.<\/span><\/span><\/div>\n<\/div>\n
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Desmistificar a fun\u00e7\u00e3o e o uso das Notas Fiscais<\/span><\/span><\/em><\/strong><\/div>\n<\/div>\n
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A NF-e \u00e9 um documento que passa pelas m\u00e3os de muitos profissionais ao longo de seu percurso e por isso pode ser desafiador encarar que um documento simples e de uso t\u00e3o corriqueiro v\u00e1 somar possibilidades variadas de uso. Para come\u00e7ar a pensar diferente, podemos partir do princ\u00edpio da organiza\u00e7\u00e3o: uma s\u00f3 NF-e permite acessar dados sobre uma s\u00f3 compra, muitas Notas Fiscais Eletr\u00f4nicas juntas permitem, por exemplo, analisar o potencial de compra de uma empresa inteira. E n\u00e3o \u00e9 s\u00f3 isso.<\/span><\/span><\/div>\n<\/div>\n
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A organiza\u00e7\u00e3o das Notas Fiscais Eletr\u00f4nicas e posse de seus XMLs possibilitam consultas que podem induzir a respostas conclusivas a respeito do comportamento da empresa, servindo at\u00e9 de plano de fundo para a tomada de decis\u00e3o nos processos de gest\u00e3o.<\/span><\/span><\/div>\n<\/div>\n
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Os profissionais que consigam perceber a import\u00e2ncia desse documento ter\u00e3o maiores chances de fazer a manipula\u00e7\u00e3o adequada, ver\u00e3o mais sentido nas rotinas da empresa que envolvam as Notas Fiscais Eletr\u00f4nicas e poder\u00e3o compreender o potencial por tr\u00e1s das iniciativas de organiza\u00e7\u00e3o desses documentos.<\/span><\/span><\/div>\n<\/div>\n
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Fonte: Arquivei<\/span><\/span><\/div>\n<\/div>\n
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As mat\u00e9rias aqui apresentadas s\u00e3o retiradas da fonte acima citada, cabendo \u00e0 ela o cr\u00e9dito pela mesma<\/span><\/span><\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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