6 erros no controle de caixa que podem quebrar sua empresa

6 erros no controle de caixa que podem quebrar sua empresa
 
Para ser corretamente gerida, uma empresa precisa dos olhos atentos dos seus donos e gestores a todo o momento. Durante esse processo, é comum que eles dispersem a atenção para um ou outro assunto mais urgente, deixando de lado algum setor estratégico. E a falta de tempo pode prejudicar a gestão e, principalmente, o controle de caixa, o que pode ser algo extremamente danoso às operações.
 
Vamos ver neste post alguns exemplos de erros comuns e bem recorrentes no controle de caixa que você precisa abandonar agora!
 
 
Não conhecer muito bem o mercado
 
Isso pode ser fatal, pois gera produção além ou aquém do necessário, deixando os estoques sempre em desalinho com as reais necessidades da empresa. Uma consequência desse descontrole operacional é a alta necessidade de capital de giro e o endividamento no curto prazo.
 
Contratar pessoal sem experiência e não definir metas
Se o seu produto é novo no mercado, seus funcionários não precisam ser. Eles têm que saber o que estão fazendo e ter objetivos claros de produção. Sem saber para onde ir, pode-se ir a qualquer lugar e sua empresa só tem a perder com a falta de foco.
 
 
Atrair novos clientes sem planejamento prévio
 
Quando os níveis de venda diminuem, é normal que os empresários busquem alternativas para atrair mais clientes. Nesse momento, é comum dar descontos, oferecer parcelamentos com prazos maiores, além de brindes para cativar a clientela. Se isso não estiver previsto no planejamento e possuir o devido respaldo financeiro, pode ser o começo do descontrole do caixa.
 
 
Preocupar-se apenas em vender mais
 
Nem sempre o aumento do nível de vendas será a melhor alternativa para uma empresa. A depender do mercado em que ela atua, isso sequer é possível. Para esses casos, seria melhor reduzir ou reprogramar as etapas de produção, além de aumentar o nível de treinamento dos colaboradores. Assim como o aumento das vendas, a redução dos custos também tem o poder de manter ou aumentar as margens de lucro de uma organização, e este, sim, deve ser o foco principal de sua empresa.
 
 
Não acompanhar o que foi previamente planejado
 
Se o preço a ser oferecido aos clientes foi definido anteriormente, ele deve ser mantido. Se o controle de caixa deveria ser feito em dias alternados ou diariamente, essa regra do planejamento também deve ser respeitada à risca. Desvios em relação ao que foi planejado são responsáveis por grandes deslizes operacionais, podendo ocasionar a descontinuidade operacional no médio prazo.
 
 
Não reconhecer que precisa de ajuda
 
Quando se percebe que algo está saindo do que foi previamente planejado, é hora de pedir ajuda. Um profissional da área financeira, como um contador, e um da área operacional, como um consultor ou engenheiro de produção, são valiosos nos momentos em que o empresário identifica que as coisas não vão bem. No entanto, há que se ter disciplina e perspicácia para reconhecer que se precisa de ajuda — o orgulho não deve prevalecer nesses momentos.
 
A gestão de um negócio é algo complexo, mas desde o controle de caixa até atividades operacionais não é preciso fazer tudo sozinho. Buscar ajuda profissional sempre que julgar necessário pode ser a atitude que faltava para manter o controle de caixa em dia e os resultados sempre bons.
 
Fonte: Sage
As matérias aqui apresentadas são retiradas da fonte acima citada, cabendo à ela o crédito pela mesma

Saiba como controlar o caixa do seu negócio

Saiba como controlar o caixa do seu negócio
 
Dicas para controlar o fluxo de caixa
Escrito por Ana Paula Paulino da Costa, especialista em finanças
 
Fluxo de caixa refere-se à entrada e à saída de recursos financeiros. Para realizar um efetivo controle, algumas técnicas são muito úteis. Entre elas: categorizar os fluxos e atualizá-los constantemente, além de manter controles mais aprofundados sobre alguns itens.
 
Uma dica é organizar os fluxos por tipo de decisão que se toma. Exemplos de categorias nesse sentido são: i) compromissos periódicos gerais e receitas financeiras ou de aluguéis; ii) compromissos relativos à produção e receitas relativas às vendas; iii) investimentos; iv) despesas eventuais.
 
O primeiro grupo se constitui de entradas e saídas de operações usuais e periódicas tais como aluguéis, impostos, água, luz, telefone, transporte, manutenção de ar condicionado, materiais administrativos e de consumo geral (água, café, sabonete etc.) e o pagamento de pessoal administrativo e de vendas. Essas despesas e receitas ocorrem mensalmente ou em períodos repetidos e podem facilmente ser planejados. Registre todos os contratos e estime o que for consumo.
 
Neste grupo, ainda há o caixinha ou fundo fixo. Registrar tudo o que se gasta com dinheiro em espécie é trabalhoso, mas necessário, nem que seja em paralelo. Estabeleça os itens que se pode comprar com esse dinheiro e o que deve ser comprado em lotes maiores para ter vantagem de preço.
 
Entradas e saídas de operações usuais de produção são aquelas decorrentes das compras de insumos ou mercadorias, pagamento de pessoal, manutenção de máquinas etc. Esse fluxo depende do volume da produção ou das vendas. Você pode usar a referência dos meses ou anos passados para ajustar à situação atual e projetar o futuro e não se esqueça da sazonalidade, se houver. O controle do que se compra para vender também ajuda a evitar desperdícios ou detectar furtos.
 
Não deixe de computar os investimentos. Qualquer máquina, equipamento, reforma, letreiro de loja etc. deve ser separado dos itens usuais. As decisões sobre esses itens estão mais relacionadas com o progresso do negócio do que com o andamento normal.
 
E elas estão sempre lá: as despesas eventuais. Se aquela despesa não existir mais, outra entrará no lugar. Reserve um montante para isso.
 
Essa separação ajudará na identificação do que já está compromissado e do que pode ser estimado. Registre ambos e, na medida em que o estimado for sendo realizado, substitua essa informação no seu fluxo de caixa. Assim você terá o registro do real até o momento e o estimado para frente.
 
Por exemplo, se você estimou um pagamento ao fornecedor pela projeção de compra que faria, mas quando fechou o negócio o valor foi diferente, já faça o ajuste antes mesmo do pagamento. Essa substituição permite medir o impacto das diferenças no fluxo futuro. Faça essa comparação e ajuste no menor período possível – toda semana, a cada dois dias ou diariamente, dependendo do seu movimento.
 
O controle do dinheiro deve ser conferido com o extrato bancário. Ele ajuda na conciliação. Mesmo que você não tenha um software para isso, use planilhas eletrônicas. E quando o fluxo estiver apertado, aprofunde a investigação em cada grupo dessas despesas. Elas já estarão separadas por tipo de decisão: dia a dia, operacional e estratégica.
 
Ana Paula Paulino da Costa é especialista em finanças e docente da BSP – Business School São Paulo.
 
Fonte: http://exame.abril.com.br/pme
As matérias aqui apresentadas são retiradas da fonte acima citada, cabendo à ela o crédito pela mesma.