Saiba como não cair no golpe da nota fiscal cancelada

Saiba como não cair no golpe da nota fiscal cancelada
 
 
Empresas de todos os segmentos de mercado e de todos os portes podem ser vítimas de fraudes realizadas por terceiros mal intencionados. Para saber o que está acontecendo pelo país e aprender a como se prevenir, nesse artigo você vai descobrir como não cair no golpe da nota fiscal cancelada. Para tanto, confira os seguintes tópicos:
– Como funciona o golpe da nota fiscal cancelada
– Como não ser vítima de fraudes com nota fiscal
– Dicas para controlar as suas notas fiscais eletrônicas
 
 
 
Como funciona o golpe da nota fiscal cancelada
 
Nos últimos anos, novas fraudes envolvendo notas fiscais, dessa vez, as eletrônicas, estão prejudicando muitas empresas. É o caso das notas fiscais eletrônicas “frias”, que são emitidas pelos fraudadores contra empreendimentos que não adquiriram o seu produto e nem sabem da operação.
 
Frente a isso, a vítima do golpe pode ser questionada pelo Fisco por não ter pago o imposto referente a essa compra e, posteriormente, ter que saldar multas. O estado de São Paulo é onde estão reunidos os principais casos de notas frias, que somam milhões de reais em prejuízos a empresas e aos cofres públicos.
 
Mesmo que as secretaria estaduais da fazenda (Sefaz) estejam investigando essas situações, não só no estado paulista, como também no Espírito Santo e no Mato Grosso do Sul, por exemplo, os empresários devem ficar atentos. Entre as razões para o cometimento das fraudes está a transferência de créditos ilegais de ICMS.
A sonegação de tributos federais é outro motivo que estimula os criminosos a agirem, sendo que além do ICMS – Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços, as fraudes incluem o IPI – Imposto sobre Produtos Industrializados e o IRPJ – Imposto de Renda das Pessoas Jurídicas.
 
 
Como não ser vítima de fraudes com nota fiscal
 
Perante o quadro de crimes que os empresários brasileiros estão sofrendo, é importante estar atento às maneiras de evitar cair no golpe da nota fiscal cancelada e em outros tipos de fraudes realizados por terceiros contra a sua empresa. Nesse sentido, uma dica é proteger o CNPJ do seu negócio, tanto nas notas fiscais quanto em demais documentos.
 
Dessa forma, é preciso consultar de maneira frequente as notas fiscais eletrônicas emitidas com o seu CNPJ no site da Sefaz do seu estado. Essa medida deve fazer parte da rotina da sua empresa, uma vez que possibilita que você acompanhe de modo detalhado as notas que constam contra seu CNPJ, bem como a data em elas são geradas.
 
Quando essas informações estão corretamente registradas, você não tem motivo para se preocupar. Por outro lado, se existem notas irregulares no CNPJ do seu empreendimento, com essa checagem constante, você consegue agir rapidamente, informando a Receita Federal sobre o ocorrido. Isso é feito por meio do chamado Manifestação do Destinatário eletrônica (MDe).
 
Nesse comunicado, é necessário informar que o seu negócio não possui conhecimento determinada transação envolvendo a sua empresa. Assim, ao sinalizar para o Fisco que você recebeu uma nota indevida, indicando o “Desconhecimento da Operação”, é possível evitar as penalidades referentes ao crime de sonegação de imposto, como as multas.
 
 
Dicas para controlar as suas notas fiscais eletrônicas
 
Outra maneira eficiente de emitir, controlar, acompanhar e gerenciar as notas fiscais eletrônicas da sua empresa e, assim, evitar o uso do seu CNPJ em golpes e fraudes de terceiros é investindo em um sistema ERP. Essa ferramenta oferece muitas vantagens, como controle de estoque, dos setores financeiro e de vendas e demais departamentos.
 
Com um sistema de gestão empresarial competente, é possível ainda realizar os procedimentos com muito mais segurança, bem como fazer todo o acompanhamento necessário com maior facilidade. Afinal, em meio à correria do dia a dia na sua empresa, é preciso separar um tempo para fazer as verificações necessárias.
 
Caso contrário, a sua empresa pode ser punida injustamente.O GestãoClick é um software ERP que conta com o módulo de emissão de nota fiscal eletrônica, além de armazenar os XML das notas fiscais, enviar a DANFE para os clientes e fornecedores via e-mail, imprimir a DANFE e baixar os XML das notas fiscais.
 
Ou seja, toda a rotina fiscal do seu negócio pode ser feita com eficiência e segurança.Clique aqui em Nota Fiscal Eletrônica e saiba mais sobre o funcionamento desse sistema de gestão empresarial.
 
 
 
Fonte: GestãoClick
As matérias aqui apresentadas são retiradas da fonte acima citada, cabendo à ela o crédito pela mesma

SEFAZ-SP torna obrigatória a emissão de NF-e para optante do Simples Nacional

SEFAZ-SP torna obrigatória a emissão de NF-e para optante do Simples Nacional
 
 
Contribuintes do Simples Nacional terão que emitir Nota Fiscal eletrônica a partir de outubro
 
Portaria CAT 36/2018 (DOE-SP de 05/05) alterou a Portaria CAT 162/2008, que dispõe sobre a emissão da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e e do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE.
 
Com esta medida acrescentou o inciso VII ao artigo 7º da Portaria CAT 162/08, de 29-12-2008: “VII – a partir de 01-10-2018, forem optantes do Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte – “Simples Nacional”.
 
Assim, a partir de 1º de outubro de 2018, as empresas optantes pelo Simples Nacional não poderão mais utilizar a Nota Fiscal modelo 1 para registrar suas operações. Terão de emitir NF-e modelo 55.
 
Através da Portaria CAT 36/2018, a Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo ampliou a exigência de emissão de Nota Fiscal eletrônica (NF-e), em substituição à Nota Fiscal modelo 1/1A em papel, para os contribuintes do Simples Nacional.
 
De acordo com a SEFAZ-SP, a medida abrange cerca de 300 mil Microempresas e Empresas de Pequeno Porte do Estado de São Paulo, que não poderão mais emitir documentos em papel. O Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas de São Paulo (Sebrae-SP), que disponibiliza o emissor gratuito de NF-e desenvolvido pela Fazenda, poderá auxiliar os contribuintes a se adequarem à nova exigência.
 
A obrigatoriedade de emissão de NF-e a partir de 1º/10 não se aplica ao Microempreendedor Individual – MEI.
 
 
 
Fonte: Siga o Fisco
As matérias aqui apresentadas são retiradas da fonte acima citada, cabendo à ela o crédito pela mesma

O que fazer quando a Nota Fiscal de fornecedores está errada?

O que fazer quando a Nota Fiscal de fornecedores está errada?
 
 
Você já se deparou com aquela situação de encontrar alguma divergência na nota fiscal de fornecedores? E quando um simples erro no endereço, na quantidade de mercadorias e no parâmetro tributário gera um enorme retrabalho.
 
Para ajudar você sobre o que fazer nessa hora, a Midas Solutions listou algumas dicas. Ao aplicá-las, a situação é regularizada de forma tranquila, acabando com aquele pesadelo de ver a mercadoria parada na porta do estabelecimento. Confira com a gente.
 
 
 
Cancelar o documento ou nota fiscal
 
Essa é uma boa alternativa, mas só pode ser usada quando o fornecedor das mercadorias identificar o erro antes do Fato Gerador do ICMS acontecer, ou seja, antes da circulação da mercadoria.
 
 
 
Como fazer
 
Se for cupom fiscal, você vai precisar que conste nele a assinatura do operador do ECF e do supervisor do estabelecimento no verso do cupom. Essa ação tem que acontecer após a emissão da nota fiscal. Se for preciso, você pode emitir um novo cupom fiscal.
 
Se for Nota Fiscal Eletrônica (Nfe), ela pode ser cancelada através de Pedido de Cancelamento de NF-e ou Pedido de Inutilização de Número de NF-e, transmitido à SEFAZ. O prazo para isso é de 24 horas, desde que não tenha acontecido a circulação da mercadoria (fato gerador do ICMS) sobre a qual falamos no acima.
 
 
 
Fazer uma “Carta de Correção”
 
Se optar por isso, saiba que o documento precisa, em primeiro lugar, seguir o padrão de leiaute estabelecido em Ato Cotepe 12, conter a assinatura digital via certificado digital e ser transmitido pela internet.
 
Segundo ponto importante é que a Carta de Correção não resolve todo tipo de divergência. Ela deve ser usada apenas em casos de correção de erros na emissão do documento e não nos relacionados à alteração em valores ou dados cadastrais que impliquem em mudança de remetente, tomador, emitente ou destinatário, número e série na Nota Fiscal, além da data de emissão ou saída.
 
 
 
Usar a Nota Fiscal Complementar
 
Essa é uma alternativa para casos em que não é mais possível cancelar a Nota Fiscal porque o imposto destacado nela é menor que o devido. Em casos assim, a nota “complementa” a diferença do documento fiscal original.
 
 
 
Estornar ou fazer a denúncia espontânea
 
Se o oposto acontecer e o imposto destacado for maior, você pode pedir um estorno, que deve ser creditado posteriormente para sua empresa, ou fazer uma declaração de não utilização desse valor a maior.
 
Se ainda assim você tiver dificuldades para resolver essa situação de nota fiscal de fornecedores com erros, faça uma denúncia espontânea na repartição fiscal de seu estado ou município.
 
 
 
A melhor opção ainda é prevenir casos assim
 
Para resguardar seu dia a dia de transtornos com nota fiscal de fornecedores, o melhor mesmo é investir em uma ferramenta inteligente como o NIX, solução integrada ao SAP que traz agilidade e segurança ao seu processo fiscal, financeiro e contábil.
 
 
 
Fonte: Midas Solutions
As matérias aqui apresentadas são retiradas da fonte acima citada, cabendo à ela o crédito pela mesma

Nota Fiscal Eletrônica economiza bilhões de folhas de papel, boa notícia para a Semana do Meio Ambiente

Nota Fiscal Eletrônica economiza bilhões de folhas de papel, boa notícia para a Semana do Meio Ambiente

Desde que foi implantada, em 2006, já foram emitidas 19,222 bilhões de Notas Fiscais Eletrônicas. Nesse período, levando-se em conta que cada nota fiscal em papel possuía 4 vias, houve a economia de 76,888 bilhões de folhas de papel. “Esse dado é extremamente relevante, sobretudo nesta semana, quando se comemora mundialmente a Semana do Meio Ambiente, voltada às discussões sobre o tema para chamar a atenção de todos os governos e da população sobre a necessidade de implantar medidas para prevenir a degradação do meio ambiente”, explica Maurício Balassiano, diretor de Certificação Digital da Serasa Experian.

 

 

A emissão da nota fiscal eletrônica só se tornou possível graças à Certificação Digital, explica. Segundo ele, após a regulamentação da Certificação Digital, com a Medida Provisória 2200-2, que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas dos Brasil (ICP-Brasil), começaram a surgir as primeiras empresas do segmento. “A Serasa foi a pioneira do segmento e desde então mantém-se entre as maiores no setor”.

Além da economia direta que a Nota Fiscal Eletrônica proporciona, há ainda as vias carbonadas que eram usadas para a emissão de uma nota fiscal. Ou seja, levando-se em conta também esse insumo, mais a água e eletricidade que são usadas no processo de produção de papel, a economia é muito maior. De acordo com Balassiano, hoje também muitas empresas estão aproveitando outras aplicações que a certificação digital permite e eliminando o papel no dia a dia de suas atividades. “Essa é uma tendência. Temos vários cases nesse sentido, de empresas que passam a adotar a assinatura digital e realizar suas operações apenas no universo virtual, com toda a segurança e garantia quanto à validade jurídica, a partir da tecnologia do Certificado Digital e com a chancela de uma empresa com a reputação da Serasa Experian”.

Esse conjunto de atitudes sustentáveis representa um enorme ganho para o meio ambiente, até porque são necessários muitos caminhões para o transporte de papel, que consomem combustíveis e queima de oxigênio. “É possível, a partir desses exemplos, imaginar a quantidade de árvores que foram poupadas, sem contar a economia de eletricidade, espaços físicos para a guarda de talões e documentos e as vantagens fiscais por conta da melhora na arrecadação de impostos. Ou seja, a Certificação Digital, além de toda a segurança que proporciona para as empresas e pessoas físicas mostra-se sustentável e age em favor da natureza e da sociedade”.

Fonte: Infor Channel
As matérias aqui apresentadas são retiradas da fonte acima citada, cabendo à ela o crédito pela mesma

Como emitir NF-e em Contigência?

Como emitir NF-e em Contigência?
 
 
É a forma pela qual se permite a emissão de uma Nota Fiscal Eletrônica mesmo quando o software emissor não conseguir efetuar conexão com os webservices da SEFAZ do estado do contribuinte (também chamada SEFAZ Origem). Como o processo do contribuinte vendedor não pode parar, e o contribuinte comprador necessita receber a(s) mercadoria(s), é possível a emissão da Nota Fiscal Eletrônica em Modo de Contingência.
 
 
Modalidades de Contingência:
Segundo o Manual de Contingência – Portal da Nota Fiscal Eletrônica, o fisco criou 3 (três) modalidades de Contingência: Formulário de Segurança (Papel Moeda), Sistemas de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN) e a Declaração Prévia de Emissão em Contingência (DPEC).
Abaixo vamos detalhar cada um deles:
 
Formulário de Segurança (FS)
A emissão do DANFE em Formulário de Segurança (FS) deve ser utilizada somente quando o ambiente do contribuinte não estiver conseguindo conexão com a SEFAZ-Origem, nem com as outras opções de Contingência (SCAN e DPEC). Essa situação poderá ocorrer quando houver algum problema no link de internet do contribuinte, ou quando SEFAZ-Origem, o SCAN e o DPEC estiverem simultaneamente indisponíveis.
 
SCAN
O SCAN é um ambiente similar ao da SEFAZ Origem. Trata-se de uma outra estrutura de webservices, destinada a efetuar o recebimento e autorização das Notas Fiscais Eletrônicas. O SCAN foi criado para dar suporte às autorizações de NF-e enquanto a SEFAZ-Origem estiver indisponível durante períodos de manutenção ou quando a SEFAZ solicitar sua ativação.
 
DPEC
O DPEC é um segundo ambiente online disponível para auxiliar no processo de emissão em contingência. Diferentemente do SCAN, o DPEC não autoriza a NF-e, mas sim, registra uma declaração de que aquela NF-e precisou ser emitida em contingência. Ele está sempre ativo e pode ser solicitado pela empresa contribuinte sempre que a mesma não conseguir conexão com a SEFAZ Origem.
 
Independente das situações apresentadas, a decisão por entrar em modo de contingência fica a cargo do contribuinte emitente. Quando detectado o problema de conexão, ele pode optar por entrar automaticamente em contingência ou esperar até que a conexão seja normalizada. O software emissor de NF-e deve ser implementado de tal forma que auxilie o contribuinte na sua tomada de decisão.
 
 
 
Fonte: CEFIS
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Mudança da validação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) vai afetar empresas e contadores em 2018

Mudança da validação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) vai afetar empresas e contadores em 2018
 
 
Contadores e empresários precisam ficar muito atentos às mudanças legislativas, tributárias e tarifárias previstas para entrar em vigor no início de 2018. A maioria delas já vem sendo avisada há um bom tempo, de forma que fica até difícil alegar que não houve tempo para se preparar. Se a sua empresa não se mexeu, é hora de correr atrás do prejuízo.A mudança na validação da nota fiscal eletrônica (NF-e) é mais uma entre as muitas novidades que passam a vigorar a partir de 1 de janeiro de 2018.
 
A partir de agora, a validação das notas fiscais junto às Secretarias da Fazenda vai depender do preenchimento de algumas informações presentes no GTIN. Vamos entender um pouco mais sobre isso.
 
 
 
O que é o GTIN?
 
GTIN é uma sigla para a expressão em inglês Global Trade Item Number. Trata-se da parte numérica que forma o código de barras dos produtos. Esse é número de identificação é global. As mudanças no GTIN afetam diretamente fabricantes, distribuidores, varejistas e atacadistas, pois os campos EAN (cEAN) e EAN Tributado (cEANTrib) são essenciais para a validação de um documento fiscal.
 
Esse número funciona mais ou menos como o CPF de uma pessoa física: uma vez que ele é criado, não é mais possível fazer nenhuma alteração. A mudança será em duas estruturas que funcionam como ponto de validação, o cEAN e o cEANTrib. São essas informações que ficarão encarregadas de validar a nota fiscal.
 
 
Sem o GTIN completo você terá problemas
 
O preenchimento desses campos é obrigatório desde 2011, mas antes, caso a empresa se esqueça deles, não haveria problema com a validação da nota fiscal. A partir de agora, porém, caso eles não sejam preenchidos corretamente, as NF-e e NFC-e não serão mais aceitas pelas Secretarias da Fazenda.
 
Não é muito complicado, não é mesmo? O que mais pesa aqui é o fato de que é preciso ficar atento para não haver nenhum tipo de erro nesse tipo de cadastro, pois ele pode gerar um problema em série enorme para a sua empresa. Para facilitar a transição, entretanto, foi disponibilizado um cronograma para a exigência dos itens no documento.
 
 
Confira quais são as datas do cronograma 2018:
– 1º de janeiro de 2018: empresas de fabricação de brinquedos e jogos recreativos;
– 1º de fevereiro de 2018: empresas de processamento de fumo e fabricação de cigarros;
– 1º de março de 2018: empresas de fabricação de produtos fármaco-químicos e farmacêuticos;
– 1º de abril de 2018: empresas de fabricação de aparelhos elétricos e eletrônicos, diversos itens de informática e telecomunicações e equipamentos para fins diversos;
– 1º de maio de 2018: empresas de fabricação de alimentos e bebidas diversos;
– 1º de junho de 2018: empresas de floricultura, horticultura, pesca, extração, beneficiamento de pedras diversas;
– 1º de julho de 2018: empresas de fabricação têxtil e vestuários;
– 1º de agosto de 2018: empresas de fabricação de itens em madeira, celulose, couro, químicos e outros;
– 1º de setembro de 2018: empresas de fabricação de artefatos de borracha, plástico, vidro, metais, ferro, entre outros;
– 1º de outubro de 2018: empresas de transporte, armazenamento de grãos, serviços de hospedagem, audiovisual, restaurantes, telefonia, internet, entre outros;
– 1º de novembro de 2018: empresas de outras atividades financeiras;
– 1º de dezembro de 2018: empresas de atividades variadas não citadas anteriormente.
 
“Assim, é preciso atenção e organização. Uma boa solução é ter organização e um sistema de gestão financeira que emita as notas fiscais. Dessa forma, é possível ter nas mãos todas as informações necessárias para a validação exigida pela SEFAZ”, explica Alexandre Andrade, Conselheiro do CRCRJ e Diretor do Painel Financeiro.
 
 
 
Fonte: Sage
As matérias aqui apresentadas são retiradas da fonte acima citada, cabendo à ela o crédito pela mesma

Saiba mais sobre arquivo XML do que seu chefe

Saiba mais sobre arquivo XML do que seu chefe
 
 
Desde o início da sistemática da digitalização da Nota Fiscal, houve muitas melhorias tanto para empresas quanto para o Fisco.
 
Muito já se sabe sobre o arquivo XML e seus benefícios, porém hoje mostraremos tudo o que você precisa saber para mostrar ao seu chefe que sabe mais sobre o arquivo XML do que ele.
 
O que significa arquivo XML
 
A sigla é um acrônimo para Extensible Markup Language. Trata-se de uma linguagem de marcação desenvolvido pelo W3C, um consórcio internacional que cria soluções para a web. As informações da nota ficam armazenadas em XML. A extensão permite que você guarde notas fiscais emitidas e recebidas por cinco anos com mais facilidade, sendo que o estoque é obrigatório por lei.
 
O XML é um pouco semelhante ao HTML. O primeiro é mais utilizado para dados, enquanto o segundo serve para exibi-los. Além disso, a linguagem HTML usa “tags” pré-definidas, como <p> ou <h1>, enquanto o XML usa as tags que o criador precisar, dependendo de um leitor.
 
Como criar uma Nota Fiscal eletrônica (NFe) ou um Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe) em XML?
 
O arquivo XML da NFe é gerado na emissão de uma nota fiscal. As NFes podem ser emitidas gratuitamente, a partir de julho de 2017 o aplicativo para emissão está disponível no site do Sebrae e não mais no site da Secretaria da Fazenda (Sefaz). O Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe) também é gerado da mesma forma.
 
Como criar uma Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFSe) em XML?
 
De maneira diferente, as NFSes são emitidas através de formatos específicos das prefeituras. A Nota Fiscal de Serviço eletrônica foi desenvolvida com o objetivo de substituir a Declaração de Serviço, relacionada à cobrança do Imposto sobre Serviços (ISS). Cada prefeitura tem a liberdade de desenvolver seu próprio projeto fiscal nesta organização.
 
Como consultar o arquivo XML da NFe, CTe e NFSe?
 
A Secretaria da Fazenda disponibiliza um aplicativo para a consulta gratuita do arquivo XML das NFes e CTes. Porém, para que essa consulta seja realizada, é necessário ter as chaves de acesso das notas e digitar o captcha, nota por nota.
 
Esse processo manual demora muito tempo e faz com que o contribuinte perca a produtividade.
 
Além disso, a NFSe deve ser consultada no portal de cada prefeitura, não existe um processo gratuito e centralizado.
 
Para resolver esse problema existe uma plataforma que consulta tanto NFes e CTes diretamente da Secretaria da Fazenda, sem a necessidade da chave de acesso, quanto as NFSes de mais de 150 prefeituras.
 
 
 
Segurança ao baixar XML
 
Fique atento pois, qualquer aplicativo que ofereça baixar o arquivo XML das suas notas sem o certificado digital merece atenção para a questão da segurança, pois é importante garantir a validade jurídica do seu documento fiscal.
 
Nesse site desconfiável, o sistema basicamente quebra o captcha e baixa a nota sem o campo xMotivo (que traz a autorização de uso da Sefaz), tornando o XML totalmente inválido.
 
Fazendo um procedimento sem segurança e sem o certificado digital a empresa pode estar expondo suas informações, e de seus clientes, a terceiros mal intencionados.
 
Se você baixa XML sem certificado digital em sites desconhecidos e que não têm a credibilidade dos usuários, você pode estar expondo suas informações a vírus e roubo de informações, já que não ocorre nenhuma autenticação da Sefaz. Com o Arquivei essa autenticação ocorre.
 
 
 
O XML permite que seu negócio mantenha-se regularizado com a lei
 
Muitas dúvidas surgem quanto ao tempo que os documentos fiscais de uma empresa precisam ser guardados, o que leva a maioria dos gestores a acumularem volumosas pilhas de papéis em seus escritórios, gerando uma série de inconvenientes na gestão e, é claro, gastos adicionais com armazenamento.
 
Em muitos casos, as notas também acabam sendo extraviadas por conta de problemas na logística, deixando o negócio vulnerável a riscos com a lei, caso o Fisco decida visitar o empreendimento para realizar uma fiscalização.
 
Gerir os arquivos XML digitalmente permite que todos os arquivos sejam armazenados em forma de dados no sistema, descartando a necessidade armazenamento físico, além de facilitar a consulta das informações, que podem ser acessadas automaticamente pelo sistema.
 
Através dos documentos fiscais eletrônicos o projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), entre outras obrigações, foram viabilizadas. A qualidade da autuação da Receita Federal melhorou muito, no primeiro semestre de 2017 foram cerca de R$ 73 bilhões de créditos tributários.
 
 
 
O arquivo XML deve ser armazenado
 
Imprimir o DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica) – que não tem nenhuma validade jurídica – serve somente para ver o arquivo XML em um layout resumido e acompanhar a mercadoria no transporte, não precisa ser armazenado.
 
Ao armazenar os seus arquivos XML é preciso preocupar-se com a segurança. Armazenar em um local físico, como o computador, pode ser uma cilada! Vírus podem atacar esse dispositivo a qualquer momento, além da perca de documentos, se não houver o devido cuidado.
 
Armazenar na nuvem, além de todos os profissionais da empresa, da contabilidade e do fisco terem acesso às suas notas de maneira prática, eficiente e segura, isso também garante a segurança contra as ameaças citadas acima.
 
Isso agiliza os processos da empresa de forma muito mais sustentável, reduz a possibilidade de perda dos dados e mantém os seus arquivos sempre à mão, permitindo que sejam acessados de forma automática pelo sistema.
 
É possível guardar inúmeros documentos fiscais em formato XML na nuvem e acessá-los posteriormente na internet, descartando a necessidade de guardá-los fisicamente em um HD ou em uma máquina
 
 
 
Fonte: Arquivei
As matérias aqui apresentadas são retiradas da fonte acima citada, cabendo à ela o crédito pela mesma

Atenção às alterações nas notas fiscais eletrônicas, pois novas regras entram em vigor a partir de setembro

Atenção às alterações nas notas fiscais eletrônicas, pois novas regras entram em vigor a partir de setembro
 
 
O Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz) está lembrando que a Receita Federal publicou no Diário Oficial, no dia 20 de julho, dois ajustes no Sistema Nacional de Informações Econômicas e Fiscais (SINIEFs) que merecem atenção dos profissionais da contabilidade.
 
A partir de setembro, as Secretarias Estaduais da Fazenda terão que validar também os campos já obrigatórios, cEAN e cEANTrib, nas notas fiscais eletrônicas que contém o Número Global do Item Comercial (GTIN, da sigla em inglês Global Trade Item Number ) do código de barras.
 
“Essa é uma nova exigência que entra em vigor no próximo mês e atinge todas as empresas que tem o código GTIN em seus produtos, principalmente aquelas que atuam no varejo”, destaca o conselheiro do CFC João Alfredo de Souza.
Ele explica que os códigos de barras que começam com os dígitos 789 e 790 representam produtos que possuem o código GTIN.
 
O GTIN é uma identificação única do produto garantida pelo uso de uma estrutura numérica e é a partir dele que é gerado o código de barras, permitindo que a empresa identifique o produto individualmente a partir de suas características físicas, como tipo, modelo, cor, sabor, peso e tamanho, entre outras informações.
 
A validação será feita em um cadastro centralizado do GTIN. Em caso de não cadastro ou não conformidade das informações contidas neste banco de dados, as notas fiscais eletrônicas serão rejeitadas. O ajuste foi feito para aprimorar a qualidade dos dados nos documentos fiscais e facilitar a mineração de dados da nota fiscal eletrônica. A proposta é aplicar regras informatizadas de apuração de impostos, além de ampliar a prestação de serviços ao cidadão.
 
A nova validação será aplicada a todos os setores que têm produtos circulando no mercado com código de barras com GTIN e que são faturados nas notas fiscais eletrônicas (NF-e) e nas Notas Fiscais Eletrônicas para Consumidor Final (NFC-e).
 
A obrigatoriedade entrará em vigor de acordo com o ramo de atuação das empresas.
 
Entre os benefícios do GTIN na nota fiscal eletrônica estão a automação no recebimento, a melhoria no controle de estoque, a conferência do pedido enviado com a NF-e recebida, ter um código único para controle de produtos e a rastreabilidade.
 
 
 
Fonte: Portal Dedução
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Como cancelar uma nota fiscal eletrônica?

Como cancelar uma nota fiscal eletrônica?

Cancelar uma nota fiscal eletrônica pode ser uma dor de cabeça, tanto para donos de e-commerces quanto para prestadores de serviço. Contudo, existem maneiras relativamente simples de garantir que este processo seja realizado sem grandes dificuldades.

Vejamos, em detalhes, como realizar o cancelamento de uma nota fiscal eletrônica, com todos os pormenores necessários para não ter problemas fiscais.

Passo a passo para cancelar uma nota fiscal eletrônica

 

1. Prazo de Cancelamento

O primeiro ponto nesse passo a passo é um dos mais importantes: atente-se ao prazo para realizar o cancelamento da nota fiscal. Ele deve ser feito em até 24 horas após a emissão. E, se for possível, deve ser feito antes que o produto ou serviço entre em circulação. Do contrário, podem ser ocasionados problemas ainda mais complicados para os gestores.

O prazo para cancelar a nota fiscal eletrônica foi estipulado pela própria Receita Federal, a fim de evitar que produtos já em circulação acabem com suas notas anuladas e, dessa forma, causem problemas com o fisco. Por isso, coloque como parte do processo de compra e venda de produtos o tempo de cancelamento, caso exista qualquer tipo de erro na emissão da nota.

 

2. Realizando o processo de cancelamento

Atualmente, existem vários softwares de gestão de notas fiscais eletrônicas, cada uma com recursos próprios para o cancelamento. O ideal, caso precise realizar esse processo, é fazê-lo dentro da plataforma, seguindo os passos estipulados. Se for feito de maneira correta, o aplicativo enviará um arquivo diretamente para a Receita Federal, solicitando o cancelamento.

Enquanto a RF realiza a análise dos dados, você pode atestar se o produto ou serviço já saiu da empresa. Caso não tenha sido, cancele a rotina em questão imediatamente e solicite aos funcionários responsáveis que aguardem por novas instruções.

Você pode conferir o status do cancelamento diretamente no Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica, uma vez que a Receita Federal oferece um código para acompanhamento. Dentro das 24 horas solicitadas, o órgão informa ao gestor se o pedido foi bem sucedido ou não.

 

3. Buscando soluções caso o prazo de cancelamento tenha passado

Caso as 24 horas tenham passado, o gestor ainda possui mais 31 dias para pedir o cancelamento. Contudo, devido à perda do prazo inicial, a Receita Federal cobra uma multa que pode chegar até 1,5% do valor total do produto ou serviço. Neste momento, é importante ter a consultoria do contador da empresa, para que o processo seja o mais ameno com relação aos custos.

Para dar entrada ao pedido de cancelamento, é necessário dirigir-se a uma das agências da Receita Federal da sua cidade. Cada estabelecimento pede um formulário e documentação distintos. Mas, de praxe, são exigidos os motivos do cancelamento e, após a liberação do processo, uma assinatura do representante da empresa, junto do comprovante de pagamento da multa.

Com a RF autorizando o cancelamento após o prazo, este deverá ser feito dentro do software de gerenciamento de notas fiscais. No entanto, caso o produto já tenha saído da empresa, a nota fiscal não poderá ser cancelada, a menos que o destinatário faça um pedido formal de devolução dos produtos.

Como foi possível perceber, o processo para cancelar uma nota fiscal é relativamente simples. Entretanto, é muito importante estar atento ao prazo de cancelamento, para que este não acarrete em mais custos à empresa. Desta maneira, busque por processos que reduzam as chances de um cancelamento de nota fiscal eletrônica.

Fonte: Intelidata
As matérias aqui apresentadas são retiradas da fonte acima citada, cabendo à ela o crédito pela mesma.

10 coisas que as pessoas não sabem sobre Nota Fiscal Eletrônica

10 coisas que as pessoas não sabem sobre Nota Fiscal Eletrônica
 
 
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é cheia de mistérios e diariamente é motivo de preocupações e dúvidas na cabeça dos contadores e leigos.
 
Alguns por conta de sua complexidade e exaustivas informações e outros por não entender o significado de tantas coisas, como por exemplo aquele número gigante (chave de acesso possui 44 caracteres) ou o motivo de receber arquivos por e-mail e mais um papel junto com a compra. Para desmistificar o tema, trazemos para você 10 questões referentes à NF-e.
 
Confira:
 
1. Como surgiu o projeto da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?
 
As primeiras Notas Fiscais Eletrônicas (NF-es) foram emitidas em setembro de 2006, deixando de ser um projeto-piloto, e se tornaram obrigatórias a partir de abril de 2007 em alguns setores. Para todos os demais contribuintes do ICMS, a obrigatoriedade teve início em dezembro de 2010. Ela integra o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento (PAC) do Governo Federal. Quer saber mais sobre o SPED? Acesse o artigo Dicas para atender à legislação tributária
 
 
2. O objetivo do projeto da nota fiscal eletrônica
 
O objetivo da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é utilizar um único modelo nacional de documento fiscal eletrônico em operações de circulação de mercadorias ou prestação de serviços, substituindo as antigas feitas em papel nos modelos 1 e 1A. E isso engloba o SPED, citado no tópico anterior. Ela não substitui outros modelos de documentos fiscais como, por exemplo, a Nota Fiscal ao Consumidor (modelo 2) ou Cupom Fiscal. Para esses casos foi criado o SAT. Saiba o que é lendo o artigo Documentos fiscais: entenda siglas e diferenças entre NF-e, ECF, SAT e NFC-e
 
 
3. Os benefícios trazidos pelo uso da nota fiscal eletrônica
 
Como a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é automaticamente reconhecida pelo sistema da Secretaria de Fazenda (SEFAZ), tem como um dos principais benefícios a redução de custo e tempo nos trabalhos de fiscalização por parte da Receita Federal, por meio da extensão XML (o que lembra o artigo citado no primeiro tópico). E, por ser digital, ela pode ser enviada pelo fornecedor ou prestador de serviços por e-mail, não dependendo do uso de papel. Quem emite também não precisa guardar uma via física. Ou seja, o meio ambiente é preservado. Só é impresso o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que você verá a seguir. Para os contabilistas, abre oportunidades de serviços e consultorias e facilita o trabalho de Escrituração Fiscal e contábil.
 
 
4. A função do papel: ele não é a nota fiscal em si
 
Aquilo que geralmente recebemos com as mercadorias, em papel, é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). Nele é possível encontrar a chave de acesso (44 números) para se ter acesso às informações da NF-e. É utilizado para acompanhar a mercadoria em trânsito, para efeito de fiscalização. Só é válida após o agente fiscalizador consultar a chave de acesso. Já para as empresas, o que importa é um arquivo de extensão XML, geralmente enviada pelo fornecedor via e-mail. Mas, quem utiliza o Sped Controle não precisa ter esse tipo de preocupação.
 
 
5. O que significa XML?
 
O XML é o arquivo que guarda todas as informações referentes à Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Ou seja, é a nota em si. Por ele, a Receita Federal tem acesso ao conteúdo e pode detectar qualquer irregularidade, intensificado a fiscalização. Mesmo que não seja de seu conhecimento uma NF-e emitida contra seu CNPJ, é você quem paga a multa por não declarar. E é para isso que existem sistemas de automação e gerenciamento de XMLse e outros documentos fiscais.
 
 
6. Por quanto tempo notas fiscais devem ser guardadas?
 
É recomendável que se guarde por quatro anos mais o ano vigente, ou seja, cinco anos. Se você já for cliente Sped Controle, fique tranquilo, estará tudo armazenado seguramente ‘na nuvem’ (cloud computing) pelo período que valer o contrato.
 
7. Quem não precisa emitir a Nota Fiscal Eletrônica?
 
De acordo com a Portaria CAT 162/2008, na legislação do Estado de São Paulo, há situações em que o contribuinte fica dispensado da emissão de NF-e. Por exemplo: em uma venda fora do estabelecimento, desde que sejam expedidas as NF-es na remessa e no retorno. Nestes casos, podem ser emitidas notas de papel modelo 1 ou 1A com o preenchimento, por parte do contribuinte, no Informações Complementares com a descrição “Dispensado de emissão de NF-e – PCAT 162/2008 – artigo 7º – Hipótese ‘__’” (descrever a hipótese).
 
8. Quais são prazos e as condições para cancelamento de notas fiscais eletrônicas?
 
Uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) pode ser cancelada em até 24 horas após sua emissão. Entre esse período e 31 dias é possível por intermédio do software emissor, contudo gera multa da Receita Federal. Mas, para ser cancelada, o produto não pode ter circulado e ainda depende de análise e validação por parte da Receita Federal.
 
9. O que fazer se o produto já tiver circulado?
 
Neste caso, o ideal é que o destinatário emita uma nota de devolução ou o remetente emita uma nova de entrada. Em hipótese alguma é recomendável que Notas Fiscais Eletrônicas (NF-es) sejam alteradas ou canceladas.
 
 
10. Como lidar com erros na emissão?
 
Está prevista na legislação a possibilidade de emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) complementar nos seguintes casos:
 
I – no reajustamento de preço em razão de contrato escrito ou de qualquer outra circunstância que implique aumento no valor original da operação ou prestação;
 
II – na exportação, se o valor resultante do contrato de câmbio acarretar acréscimo ao valor da operação constante na Nota Fiscal;
 
III – na regularização em virtude de diferença no preço, em operação ou prestação, ou na quantidade de mercadoria, quando efetuada no período de apuração do imposto em que tiver sido emitido o documento fiscal original;
 
IV – para lançamento do imposto, não efetuado em época própria, em virtude de erro de cálculo ou de classificação fiscal, ou outro, quando a regularização ocorrer no período de apuração do imposto em que tiver sido emitido o documento fiscal original;
 
V – na data do encerramento das atividades do estabelecimento, relativamente à mercadoria existente como estoque final;
 
VI – em caso de diferença apurada no estoque de selos especiais de controle fornecidos ao usuário pelas repartições do fisco federal ou estadual para aplicação em seus produtos, desde que a emissão seja efetuada antes de qualquer procedimento do fisco. Em alguns Estados há a Carta de Correção e é necessário consultar a Secretaria de Fazenda (SEFAZ) para verificar a disponibilidade e procedimentos.
 
 
 
 
Fonte: Blog Tributário
As matérias aqui apresentadas são retiradas da fonte acima citada, cabendo à ela o crédito pela mesma