LGPD: Como fazer a gestão de documentos físicos e digitais?

LGPD: Como fazer a gestão de documentos físicos e digitais?
 
 
Fazer negócios normalmente significa acumular muitos registros e, sem um gerenciamento adequado, esse grande volume de documentos dificulta a recuperação e resolução de problemas.
 
Além disso, sua empresa pode se desviar do foco principal de sua atividades ou até mesmo fracassar. Portanto, para administrar sua empresa com eficiência, você precisa de um bom sistema de arquivamento.
 
Isso significa criar uma política de organização de arquivos inteligente desde o início, tanto para os registros em papel quanto para os digitais, e depois mantê-los atualizados regularmente a partir de então.
 
Não são poucos os documentos que lidamos todos os dias. Como exemplo temos faturas, contratos, cotações, e-mails, memorandos e vários outros tipos de arquivos.
 
Geralmente, eles são cruciais para o funcionamento das organizações e muitas vezes podem ser difíceis de serem recuperados nos mais tradicionais formatos de armazenamento ou no meio digital. A dificuldade de manusear os seus arquivos pode chegar até mesmo na simples ação de eliminar um documento.
 
Não é a toa, que a gestão de documentos físicos e digitais é considerado um grande desafio para as empresas.
 
 
O desafio da gestão de documentos físicos e digitais
 
Ao dar prioridade na gestão de documentos físicos e digitais, isso inclui tanto corporativo quanto pessoal, você precisa definir uma estratégia para lidar com esse “universo” de arquivos. Gestão de documentos físicos e digitias
 
Neste processo é preciso verificar como os documentos são reunidos, processados, armazenados e excluídos. Mapear estruturas e processos são os primeiros passos a serem dados para encontrar a melhor forma de gerenciar seus arquivos físicos e digitais.
 
 
Organizando arquivos digitais
 
A digitalização dos seus arquivos tornou a manutenção de documentos mais rápida, fácil, segura e precisa.
 
Toda empresa deve manter cópias digitais de todos os registros em papel, a menos que tenha uma boa razão para não fazê-lo. Para configurar um bom esquema de arquivos para seus registros eletrônicos, use um servidor dedicado e seguro, programando backups de rotina, preferencialmente em outro local físico, para caso o computador falhe ou todo o seu escritório sofra danos causados ​​por um desastre.
 
No servidor, crie pastas de arquivos para todos os tipos básicos de registros, como folhas de pagamento, documentos fiscais, contas a receber e a pagar, etc. Caso necessário, use subpastas para criar uma organização mais detalhada.
 
O seu objetivo organizacional deve ser a recuperação rápida e intuitiva de qualquer registro específico.
 
 
Organizando arquivos em papel
 
Como um legado de práticas comerciais, a maioria das empresas ainda mantém registros em papel de tudo.
 
Às vezes, a cópia de um documento em papel tem força legal de um original, como um contrato de arrendamento executado. Em qualquer caso, ao mesmo tempo em que se esforça para evitar a burocracia desnecessária, você precisa estabelecer um bom sistema de armazenamento para seus arquivos.
 
Invista em uma série de gabinetes de arquivos e organize-os de acordo com os tipos de registros que você deve manter, condicione juntos os tipos básicos de registros e usando pastas e para separar arquivos individuais.
 
Não permita que diferentes tipos de documento se misturem nos mesmos arquivos. Rotule os gabinetes claramente, para que você saiba onde ir tanto para armazenar ou para recuperar qualquer registro específico.
 
Por fim, deixe muito espaço extra nos gabinetes para que você possa alcançar com êxito o objetivo de organizar todos os seus documentos físicos.
 
 
Gestão de documentos físicos e digitais
 
Rapidez e eficiência na gestão de documentos físicos e digitais. Trabalhe com mais rapidez e eficiência. Nas empresas modernas, a produtividade não pode ser melhorada trabalhando apenas adicionando mais horas.
 
É fundamental que você tome medidas para permitir que seus funcionários trabalhem de maneira mais inteligente, e não na forma mais difícil, e faça os mesmos trabalhos em menos tempo.
 
Seja na forma de documentos físicos ou digitais, sigilosos ou confidenciais, eles precisam ser gerenciados, protegidos e manipulados com responsabilidade, especialmente se os dados contiverem informações pessoais.
 
Por essa razão, não pense duas vezes antes de implementar formas seguras de fazer a gestão de documentos físicos e digitais.
 
 
 
Fonte: Tilibra Express
As matérias aqui apresentadas são retiradas da fonte acima citada, cabendo à ela o crédito pela mesma

Gestão de Continuidade: como preparar sua empresa para crises ou desastres?

Gestão de Continuidade: como preparar sua empresa para crises ou desastres?
 
 
Há alguns anos, para explicar o que era Gestão de Continuidade de Negócios, fazia-se uma analogia com o estepe do carro – caso algum pneu fure, o estepe o substitui e permite a continuidade da viagem. O exemplo ainda funciona para uma explicação rápida e simples sobre GCN, contudo as práticas evoluíram, sofisticaram e hoje envolvem muito estudo e dinamismo.
 
Falar sobre planos de Continuidade de Negócios no Brasil é sempre um desafio. É preciso, antes de tudo, trabalhar o conhecimento e a cultura empresarial, valendo-se da máxima “é melhor prevenir do que remediar”. Óbvio? Nem tanto! O que vemos até hoje é a parcial ou total falta de preparo de organizações para enfrentar momentos de crise, esta que pode ter múltiplas origens: econômica, problemas com investidores, ataques cibernéticos, vazamento de dados, crise na comunicação, comprometimento da imagem da empresa, entre inúmeras outras causas. Mas por onde começar?
 
Antes de tudo, é preciso investir em educação de alguns profissionais e executivos no tema, a começar por desfazer um grande equívoco: muita gente confunde Gestão de Continuidade de Negócios com uma simples contingência de tecnologia. Está certo que as organizações, assim como toda sociedade, estão cada dia mais dependente da tecnologia, mas a Gestão de Continuidade de Negócios trabalha além da tecnologia que suporta o negócio – trata-se de uma disciplina de gestão de riscos estratégicos e empresariais, com foco na continuidade, que exige resiliência de todo o corpo profissional envolvido. E aqui vale relembrar a importância da ISO 22301, uma normatização global sobre o Sistema de Gestão de Continuidade de Negócios voltada à responsabilidade societária – como sócios e investidores devem se planejar e agir frente a situações de crises. A norma fornece uma trilha sobre as melhores práticas, controles e providências a serem tomadas em relação às questões administrativas, operacionais e tecnológicas em crises, incidentes e desastres. Baseada em processos diversos, tem uma fase importante concentrada na BIA – Business Impact Analysis. Esta ferramenta de diagnóstico da Continuidade de Negócios promove o melhor entendimento dos prováveis impactos de uma interrupção na cadeia administrativa, operacional e/ou tecnológica.
 
Esclarecido o conceito de Gestão de Continuidade de Negócios e suas normatizações, alguns passos são fundamentais de serem seguidos pelos empresários com atenção:
 
1- Entender o negócio em sua totalidade, suas características e seus tempos.
 
2- Entender os impactos que podem ser ocasionados frente a interrupções no negócio – impactos financeiros, operacionais, de imagem, legal, ambiental, entre outros.
 
3- Avaliar a dependência de pessoas, fornecedores, parceiros e tecnologias, e preparar um plano para continuar as atividades em situações extremas de crise, desastres etc.
 
4- Criar um Plano de Continuidade: muito além de uma documentação, trata-se da oficialização de uma estratégia frente a situações de crise ou desastre. Quando um negócio é interrompido por uma quantidade determinada de horas ou de acordo com uma severidade, impacta o seu cliente, impacta o mercado ou até mesmo uma região. Portanto, o plano é uma estratégia documentada, na qual são traçadas as medidas que devem ser adotadas por cada setor do negócio: como devem agir os sócios, a TI, os setores jurídico e comercial, a área de comunicação da empresa etc. O Plano de Continuidade é composto por um Plano de Gestão de Crise, um Plano de Comunicação em Crise, planos de continuidade das áreas operacionais, planos de recuperação das áreas de tecnologia, assim por diante.
 
5- Estimular a criação uma nova cultura dentro da empresa: investimento na educação contínua dos funcionários, aproveitar mensagens de segurança, prevenção de perdas, segurança da informação, prevenção a acidentes, ou seja, aproveitar as iniciativas de segurança empresarial e minimização de perdas para ensinar os executivos a aplicá-las da maneira correta.
 
Possuindo um Plano de Continuidade de Negócios, a empresa percebe possíveis problemas no horizonte e é capaz de orquestrar soluções para gerenciar os eventuais impactos. Os principais resultados são a redução de riscos, maior resiliência e confiança ampliada. Indo além, para empresas certificadas na ISO 22301, a comprovação confere mais segurança aos stakeholders. Dependendo do mercado, pode ser inclusive exigência contratual e/ou legal.
 
Sendo de pequeno, médio ou grande porte, toda empresa que deseja continuar ativa e em crescimento – o que hoje é um movimento cada vez mais difícil no Brasil – deve se manter resiliente e acima de tudo efetivamente precavida para as adversidades.
 
 
 
Fonte: Administradores (Autor(a): Jeferson D’Addario)
As matérias aqui apresentadas são retiradas da fonte acima citada, cabendo à ela o crédito pela mesma

Nota fiscal eletrônica: Porque é necessário baixar todo mês?

Nota fiscal eletrônica: Porque é necessário baixar todo mês?
 
Uma boa gestão empresarial depende não apenas de processos otimizados e menores custos operacionais. Há detalhes relacionados à organização que fazem muita diferença nos resultados. Baixar nota fiscal eletrônica (NF-e) de entrada todos os meses, por exemplo, é uma demonstração de eficiência. Se você ainda não adota tal postura, veja neste artigo boas razões para isso.
 
 

O que é uma NF-e de entrada?

 
Quando você entrega um produto ou serviço para seu cliente, precisa emitir uma nota fiscal ao consumidor, certo? Essa é a chamada nota de saída. Ela representa, portanto, a saída de uma mercadoria ou a entrega de um serviço em atendimento às obrigações tributárias previstas na legislação.
 
Agora, fica mais fácil de entender o que é uma NF-e de entrada. Trata-se de uma nota fiscal, em formato eletrônico, emitida para a sua empresa pelo fornecedor, que é quem vende a você insumos utilizados na sua operação. Ou seja, ela representa a entrada de um produto, como um computador para uma consultoria, uma máquina para uma indústria ou peças para revenda no comércio.
 
 
Por que preciso baixar nota fiscal eletrônica de entrada?
 
O empreendedor cuidadoso com a gestão do negócio deve baixar nota fiscal eletrônica de entrada de cada compra realizada. Isso não significa que é necessário ingressar no sistema diariamente. Na realidade de pequenas empresas, a consulta mensal atende à maioria dos casos de forma satisfatória. Veja alguns motivos para isso.
 
 
Manifestação do Destinatário
 
Este é um instrumento de proteção para a sua empresa, que se manifesta através dele, informando ao Fisco sobre a sua participação comercial ou não em determinada nota fiscal emitida contra seu CNPJ. Permite, por exemplo, comunicar sobre documentos fiscais lançados por terceiros sem seu conhecimento.
 
A ciência da operação, declarando saber sobre uma NF-e relacionada ao seu CNPJ, é um dos eventos fiscais previstos. O destinatário pode ainda comunicar o desconhecimento da operação, a sua confirmação (pedido entregue) ou a sua não realização (como em casos de recusa de recebimento de mercadoria).
 
Além de prevenir o uso indevido do seu CNPJ, outra vantagem está na segurança jurídica: após a sua manifestação confirmando a operação, o emitente não pode mais cancelá-la.
 
O evento pode ser modificado diversas vezes, mas apenas o último movimento é considerado. A Manifestação do Destinatário é obrigatória para empresas de determinados setores, como distribuidores e postos de combustíveis, e voluntária para outras, com as vantagens relatadas anteriormente.
 
 
Evitar notas frias lançadas contra seu CNPJ
 
Você pode ser um empresário responsável, mas nem todos agem com correção e dentro da lei, infelizmente. Em razão disso, é possível que o CNPJ da sua empresa seja utilizado para emissão de notas frias.
 
Ao identificar o uso indevido do seu CNPJ, é recomendado recorrer à Manifestação do Destinatário. Caso contrário, você pode acabar responsabilizado no futuro por ações fraudulentas sobre as quais não teve nenhuma participação. Lembre-se: crimes fiscais pesam no bolso e levam à cadeia, conforme disciplinado pela Lei nº 4.729/1965.
 
 
Controle e armazenamento de arquivos XML
 
A nota fiscal eletrônica surgiu para otimizar processos, dar mais celeridade às obrigações fiscais e, gradativamente, pôr fim aos documentos em papel. Se antes você tinha que ter caixas para armazenar todos os registros de entrada e de saída, agora, essa organização é virtual.
 
E é importante que assim seja, pois até mesmo a fiscalização já se modernizou. Se o Fisco bater na sua porta, dificilmente o fiscal pedirá para checar sua papelada – ele vai solicitar para ver seus arquivos XML, que é o formato compatível com a NF-e.
 
Além de se prevenir para melhor responder a uma possível ação de rotina da Receita Federal, o controle e armazenamento de arquivos XML colabora com a gestão do seu negócio, permitindo conferir informações constantes em determinada nota de maneira fácil e rápida e evitando que escape do seu alcance um detalhe que possa trazer prejuízos.
 
Para que sua reação a qualquer problema seja rápida, baixar as respectivas NF-e uma vez por mês é bastante recomendado, pois demonstra o seu esforço em ter um controle rigoroso sobre todos os processos, incluindo aí os burocráticos.
 
 
Como baixar a NF-e
 
Acreditamos que tenha ficado clara a importância de baixar a nota fiscal eletrônica de entrada todos os meses. Agora, vamos explicar como fazer o download do arquivo XML em um passo a passo. Confira:
 
Para começar, acesse o portal nacional da Secretaria da Fazenda (Sefaz).
Entre os serviços oferecidos, se destacam quatro: Consultar NF-e Completa, Consultar Disponibilidade, Consultar Resumo da NF-e e Consultar Inutilização. Como você deseja baixar a nota, escolha a primeira opção, que traz todos os dados da nota, como emitente, destinatário, produtos e serviços e valores.
Para prosseguir, você terá que informar a chave de acesso – são 44 números, que podem ser localizados no canto direito superior da NF. Depois, preencha o código captcha antes de clicar em “Continuar”.
 
Assim que localizada a nota fiscal, será possível baixá-la. Encontre o botão de “download do documento” e clique sobre ele.
Como passo seguinte, será solicitado que você selecione o Certificado Digital da empresa, que deve ter sido instalado anteriormente na máquina que está usando.
Ao confirmar, o download se dará automaticamente.
Tecnologia traz mais facilidades
 
Como você pôde ver, não há mistério para baixar sua NF-e. Mas caso deseje repetir o processo para outras notas, ele se torna um tanto cansativo, pois precisa ser feito individualmente. Ainda que sua empresa precise baixar apenas 10 notas emitidas contra seu CNPJ mensalmente, essa tarefa tomará um tempo precioso.
 
Felizmente, a tecnologia está aí para dar uma importante mãozinha. Sistemas inteligentes de gestão online permitem não apenas a consulta, como o download de notas fiscais, qualificando o controle e armazenamento dos arquivos XML. Em qualquer lugar e a qualquer tempo, você acessa as informações que precisa – basta ter acesso à internet. A partir daí, sua gestão se torna mais profissional e ganha em eficiência.
 
 
 
Fonte: http://www.jornalcontabil.com.br/
As matérias aqui apresentadas são retiradas da fonte acima citada, cabendo à ela o crédito pela mesma

Contabilidade pode ser decisiva para novos negócios

Contabilidade pode ser decisiva para novos negócios
 
Com o aumento do desemprego, um número cada vez maior de brasileiros busca no empreendedorismo uma alternativa para manter a renda. Mas essa pode não ser a melhor opção. Segundo o gerente da Unidade de Políticas Públicas e Desenvolvimento Territorial do Sebrae Nacional, Bruno Quick, a abertura de novos negócios baseada na necessidade, e não na oportunidade, tem impactos na sustentabilidade das novas empresas. “Temos observado um aumento da participação dos empreendedores por oportunidade, e não por necessidade, o que melhora a taxa de crescimento de sobrevivência das empresas”, afirma. Para Quick, a assessoria qualificada de um profissional da contabilidade amplia as chances de sobrevida do novo negócio.
 
No Brasil, é alto o índice de empresas que fecham as portas nos primeiros anos. Dados do IBGE informam que metade encerra as atividades antes de completar sete anos. Entre as causas de fechamento, o Sebrae Nacional destaca a falta de planejamento, cópia de modelos já existentes, falta de acompanhamento da rotina da empresa, descontrole do fluxo de caixa, falta de divulgação da marca e falta de adaptação às necessidades do mercado. O profissional da contabilidade está apto a auxiliar em praticamente todas as dificuldades. “As informações geradas pela contabilidade oferecem segurança ao gestor e ao empreendedor para as decisões que serão adotadas com objetivo de melhorar o desempenho do negócio, o planejamento financeiro e tributário, o capital de giro necessário e total gerenciamento da empresa”, afirma o presidente do Conselho Regional de Contabilidade de São Paulo (CRC-SP), Gildo de Araújo.
 
Ele afirma que a contabilidade também auxilia o empreendedor a manter o foco em sua atividade. “Ao abrir um negócio, o empresário precisa focar no objeto de sua atividade, que é onde ele tem expertise e acredita no potencial de desenvolvimento e crescimento. Para isso, precisa contar com profissionais a seu lado que deem segurança e suporte nas áreas fundamentais nesse processo inicial, que serão base sólida para sua consolidação no mercado”, afirma Araujo. Quick concorda que, para quem quer abrir um negócio, é indispensável estar bem assessorado. “Não há como pensar em uma gestão empresarial eficaz sem a contabilidade.”
 
Os micro e pequenos negócios respondem por 99% das empresas brasileiras e são os maiores geradores de emprego do País. “Na última década 99,7% da expansão dos empregos se deu em pequenos negócios. As micro e pequenas empresas desempenharam papel importante durante a crise. Até o segundo trimestre de 2015, elas conseguiram manter o nível de emprego. A partir daí, passaram a sentir os impactos. Mas, mesmo assim, em números absolutos, a redução dos empregos nas MPEs representa um terço da redução ocorrida nas médias e grandes empresas”, afirma Quick. Ele destaca o crescimento dos microempreendedores individuais (MEIs), nos últimos meses. “Até o início de 2015 havia a formalização de cerca de 80 mil MEIs por mês. Com o arrefecimento da crise, passamos a observar cerca de 100 mil formalizações por mês. Isso mostra que, não fosse esse instrumento, os efeitos da desaceleração econômica teriam sido mais fortes no mundo do emprego.”
 
O 20.º Congresso Brasileiro de Contabilidade (CBC), maior evento da classe contábil, discutirá o Empreendedorismo e as Contribuições do Setor Contábil para o Desenvolvimento do Brasil. Além de Bruno Quick, participarão do debate o senador José Pimentel, que integra a Frente Parlamentar Mista da Micro e Pequena Empresa, e o presidente da Trevisan Editora e Escola de Negócios, Antoninho Marmo Trevisan, coordenados por Araújo. O CBC ocorre a cada quatro anos e discute temas de relevância para os profissionais da contabilidade. A 20.ª edição contará com 190 atividades técnicas e científicas e será realizada de 11 a 14 de setembro, em Fortaleza. A programação completa e as inscrições podem ser conferidas em cbc.cfc.org.br.
 
Fonte: Revista Dedução
As matérias aqui apresentadas são retiradas da fonte acima citada, cabendo à ela o crédito pela mesma

A importância da gestão em tempos de crise

A importância da gestão em tempos de crise
 
Planejamento e controle podem ser garantia para sua saúde financeira
 
Em contextos de retração econômica, pessoas físicas ou jurídicas enfrentam desafios para evitar danos financeiros. Planejamento, análise e controle de finanças aparecem, então, como ferramentas para melhorar ou, pelo menos, manter resultados diante da crise.
 
“O primeiro passo é identificar, em todos os aspectos, seu panorama pessoal ou da empresa. Existem indicadores que fornecerão um diagnóstico, como análise do fluxo de caixa e das proporções entre receita e despesas, estoques, grau de endividamento e outros”, explica a MBA em Finanças, Silvane Castro.
 
Em uma próxima fase, são cortados os excessos. “É importante criar uma nova consciência de prudência no consumo a fim de passar o período de crise ou escassez de forma mais controlada, evitando estresse”. Outra indicação é renegociar dívidas. “Lembrando que o grande vilão nessa hora é o cartão de crédito, que em muitos casos, deve ser retirado da carteira para evitar tentações”.
 
Ela frisa que os objetivos também são importantes para o planejamento. “As pretensões precisam ser consideradas. Antes de esquematizar os próximos passos, defina suas metas”, sugere. Nessa fase, devem ser ponderadas questões do futuro, como aposentadoria, compra de imóveis e padrão de vida pretendido. “Entenda o tamanho do seu sonho. Se, em 5 anos, você quer morar em uma casa com o dobro do tamanho da sua, organize-se para tal”.
 
O acompanhamento também tem papel relevante na manutenção da saúde financeira. “Você monta uma estrutura básica de planejamento e, então, deve seguir uma regra de ouro: ter muita disciplina para manter tudo ativo”. Para a consultora, assim como empresas registram todas essas informações em softwares específicos para gestão financeira, pessoas físicas devem anotar tudo. “Planilhas e gráficos ajudam na visualização, logo, facilitam na hora de saber onde o dinheiro está sendo alocado, pondera Silvane.
 
A especialista indica, também, análises periódicas, com inserção de gastos e receitas diariamente, além de verificações mensais e trimestrais. “Dessa forma, os objetivos de curto prazo, que correspondem a 12 meses, podem ser ajustados, a fim de se obter o que foi definido para um período mais longo”.
 
Reserva financeira
 
“Durante o período de crise, quem fez o planejamento corretamente não sofre, graças ao dinheiro poupado enquanto o cenário econômico estava mais favorável”, destaca a consultora financeira.
 
Fonte: www.jornalcontabil.com.br
As matérias aqui apresentadas são retiradas da fonte acima citada, cabendo à ela o crédito pela mesma

Como os sistemas de gestão otimizam a operação do eSocial

Como os sistemas de gestão otimizam a operação do eSocial
 
O eSocial faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) e irá unificar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados, hoje repassados separadamente para a Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Ministério da Previdência, Ministério do Trabalho e Emprego e Secretaria da Receita Federal.
 
Considerando o planejamento do governo para unificar a entrega de declarações, documentos, informações sobre os contratos de trabalho, recolhimentos trabalhistas e previdenciários, fica evidente a necessidade de integração de todos esses dados corporativos, bem como a complexidade deste novo processo de repasse.
 
De modo geral, a centralização e padronização das informações pretende trazer benefícios para as empresas, seja de pequeno, médio ou grande porte, pois prevê uma sensível redução da burocracia.
 
Aos gestores, haverá duas opções: acesso direto ao site do eSocial ou integração da plataforma do governo ao software de gestão empresarial (ERP) utilizado na empresa. Sendo este último o modelo que consideramos o mais adequado. Investir em softwares de gestão que atendem as necessidades específicas da empresa, será de extrema valia para assegurar que a integração das informações corporativas aconteça de maneira otimizada, bem como a aderência às novas regulamentações legais.
 
Com a nova normativa, em uma demissão você terá de informar os dados de seu empregador, por exemplo, para que o governo verifique se o indivíduo está recebendo o seguro desemprego da maneira correta. Soluções ERP são bastante úteis neste processo, garantindo segurança e confiabilidade. Além da redução de custos, este tipo de software possibilita maior integração entre setores, aumento da eficiência dos processos e permite que a tomada de decisões seja embasada e eficaz.
 
Por tudo isso, caso você ainda não disponha de um sistema de gestão empresarial, talvez tenha chegado o momento de provar tal tecnologia.
 
*Fábio Túlio Felippe (Foto|) é diretor presidente da Jiva Gestão Empresarial, especializada em soluções de gestão empresarial para pequenas empresas e que atua no modelo de franquias.
 
Fonte: Jornal Contábil
As matérias aqui apresentadas são retiradas da fonte acima citada, cabendo à ela o crédito pela mesma.